Cum poti reduce costurile Microsoft Office 365 cu ajutorul Snow Software?

 Licentiere Microsoft

In portalul Microsoft de administrare si gestionare a subscriptiilor Office 365, se regasesc informatii despre totalul de licente (abonamente) achizitionate si conturile de utilizatori ce au dreptul de utilizare al acestora.

Pentru a putea reduce si optimiza costurile cu subscriptiile de Office 365 este important sa cunoasteti gradul si modul de utilizare al acestora.

Datele din portalul Microsoft sunt colectate cu ajutorul unui conector (Snow Software), apoi sunt procesate de catre Solutia SAM cu ajutorul unui modul intelligent de licentiere: Snow License Manager.

Sunt preluate informatii despre:

• Subscriptiile si planurile de Office 365 achizitionate (entitlements);
• Utilizatorii activi de Office 365.

Snow License Manager identifica fiecare plan de Office 365, produsele componentele fiecarui plan si cel mai important, ce produse utilizeaza in mod curent fiecare utilizator de Office 365.

Avand vizibilitate asupra gradului de utilizare a produselor de catre fiecare utilizator de Office 365, puteti optimiza costurile prin realocarea subscriptiilor de Office 365,  in functie de nevoile reale ale angajatilor din companie.

Exemplu practic:

Daca identificati utilizatori carora le sunt alocate subscriptii de Office 365 Plan E3, dar acestia utilizeaza doar online suita Office, acestora li se poate aloca o subscriptie inferioara de Office 365 Plan E1 si astfel realizati o reducere de costuri substantiala.

Destul de comune sunt si cazurile in care angajatii nu utilizeaza deloc subscriptiile alocate sau situatii in care o parte dintre utilizatori nu mai sunt angajati ai companiei, dar inca au subscriptii active pentru care se platesc licente (abonamente).

Solutia SAM de la Snow Software iti ofera vizibilitate asupra consumului real de subscriptii Office 365 si controlul permanent al acestora.

Licentiere Microsoft : Contracte de volum

1. Structura generala a contractelor de Licentiere in Volum Microsoft:

2. Contractele de Licentiere in Volum care permit achizitia de licente perpetue :

3. Contractele de Licentiere in Volum care permit achizitia de servicii online ( cloud ) :

4.  Contractele de Licentiere in Volum care permit achizitia de licente doar cu Software Assurance

Ești pregătit pentru un audit Microsoft?

Procesul de auditare al licenţierii , în general, este prezentat de către vendori ca un ajutor pentru companii, în vederea verificării nivelului de complianţa software, însă în rândul clienţilor această terminologie poartă o conotaţie negativă deoarece este asociată cu un control.

Conform rapoartelor Gartner, numarul auditurilor este intr-o crestere accelerată, fiind folosite de catre marii producători de software, atât în scopul obţinerii de venituri, cât şi în stoparea pirateriei software, iar in ultimii ani companiile din Romania nu au fost ocolite de catre acestia.
In aceste rapoarte se fac o serie de recomandări către persoanele care ocupă poziţii de CIO sau administratori IT, in cadrul companiilor private, îndemnând pe aceştia să investească în procese, instrumente şi soluţii de Software Asset Management (SAM) pentru a menţine în mod proactiv respectarea condiţiilor şi termenelor prevăzute în contractele de licenţiere.

Aş adauga ca şi recomandare, îmbunătăţirea comunicarii şi operaţiunilor care se realizeaza între departamentele IT şi cele de achiziţii - esenţială fiind existenţa unei proceduri prin care sa fie urmărit pachetul software din momentul achiziţiei (înregistrarea în evidenţele contabile ) şi până la scoaterea din uz (casare/ decomisionare).
La fel de important este să se cunoască modul de achiziţie al unei licenţe (tipul de licenţiere), punerea în uz (instalarea), drepturile de tranziţie ale acesteia pe diferite device-uri, precum şi managementul documentelor (fiscale, juridice) ce o însoţesc.

Modificarea frecventă a licenţierii, coroborată cu lipsa unui instrument de management şi control al licenţelor, expun compania dumneavoastra la un risc financiar major în cazul unui audit din partea vendorilor.

În următoarele rânduri voi sumariza câteva informaţii importante despre auditul din partea Microsoft:

1. Cele mai comune criterii privind selectarea companiilor ce vor fi auditate:

• fuziuni de companii

 În general, atunci când se realizează achiziţii, asimilări sau fuziuni între companii, se omite transferul licentelelor între entiati, şi/sau nu se fac achiziţii suficiente pentru ca nouă formă juridică să fie la un nivel bun de compliance din punct de vedere al licenţierii software.

•  istoricul achiziţiilor corelat cu datele anuale declarate către Instituţiile de finanţe publice

 În acest criteriu, se încadrează companiile care au încheiat un Contract de licenţiere în Volum şi ulterior acestuia (în ultimii ani), nu au efectuat un număr suficient de achiziţii, în concordanţă cu evoluţia economică a companiei: creşterea numărului de angajaţi, creşterea cifrei de afaceri etc.

•  auditarea companiilor în paralel şi de către alţi vendori

 În cele mai multe situaţii, companiile care au în desfăşurare proces de audit realizat de către un vendor, ajung şi în "atenţia" Microsoft, respectiv a celorlalţi mari producători de software.

• contracte de licenţiere în derulare

 Dacă se realizează creşteri semnificative ale numărului de angajaţi, sau asimilări de alte companii pe durata contractului activ, însă la declararea rapoartelor anuale (true-up), nu există o creştere a numărului de licenţe corelată cu numărul de angajaţi, atunci este posibil că această să fie o situaţie de non-compliance.

•    contracte de licenţiere ce nu beneficiază de reînnoire

 Prin acest criteriu, sunt "vizate" companiile care după încetarea perioadei de valabilitate a contractului de licenţiere în volum, nu îşi manifestă intenţia de reînnoire a acestuia sau nu există intenţia de încheiere a unui alt tip de contract în volum.

•   schimbarea modului de licenţiere

 Exemplu: Un mare impact l-a avut, schimbarea licenţierii pentru produsele Microsoft SQLServer. Odată cu lansarea versiunii 2014, o mare parte din companiile care aveau contracte în volum active, au beneficiat de upgrade la această versiune, însă,  în acelaşi timp au ajuns într-un scenariu de non-compliance.

2. Tipuri de audit Microsoft:

Self Audit - este cel mai "indulgent" tip de audit. Prin aceasta procedura, companiile auditate trebuie sa realizeze un "inventar" al licentelor utilizate in infrastructura propie, ca apoi rezultatele sa fie livrate catre Microsoft. Aceste informatii vor fi comparate cu istoricul achizitiilor pentru a se verifica daca sunt discrepante intre numarul de licente utilizate versus cele achizitionate.

Microsoft Software Asset Management Engagement - este un audit de tip proactiv, ce poate fi realizat voluntar de catre companii. Microsoft recomanda clientilor realizarea unui proiect (audit intern), cu ajutorul unui partener specializat in licentiere si Software Asset Management (SAM).

Partenerul va pune la dispozitia clientilor Microsoft, atat specialisti tehnici care sa realizeze colectarea datelor privind utilizarea pachetelor software, cat si specialisti in licentiere pentru o interpretare de specialitate a modului in care sunt utilizate acestea.

In urma unui astfel de audit intern,  companiile primesc un raport cu situatia actuala a utilizarii licentelor, recomandari pentru optimizare, precum si ajutor in implementarea unor proceduri interne de management si control al licentierii.
Costurile unui Microsoft SAM engagement sunt suportate in totalitate de catre Microsoft.

Legal Contracts and Compliance (LCC) Audit - este cel mai "costisitor" audit.

Aceste audituri se realizeaza prin intermediul unui auditor autorizat, care va actiona in interesul producatorului de software.

Auditorul este imputernicit legal de catre Microsoft:

- sa colecteze date din infrastructura companiilor despre configuratiile hardware ale device-urilor, despre pachetele software Microsoft instalate pe fiecare device (servere, lapotpuri, desktopuri, tablete, telefoane) si despre utilizatorii (angajatii, colaboratorii) care utilizeaza device-urile, respectiv software-ul Microsoft.

- sa verifice documentele ce reprezinta dovezi de licentiere, 

- sa efectueze control on-site la sediul companiilor,

- si sa furnizeze catre Microsoft, un raport care sa contina rezultatele verificarii licentierii.

La finalul procesului, daca auditorul a identificat utilizarea unor produse software fara licenta, companiile sunt obligate sa achite catre Microsoft, costurile asociate pentru efectuarea auditului, si de asemena sa achizitioneze licentele lipsa cu o penalizare de 25% fata de pretul contractat.

3. Etapele unui Audit Microsoft

A. Kickoff meeting

În prima faza, reprezentanţii auditorului angajat de către Microsoft (PriceWaterhouseCoopers, Deloitte, KPMG sau Ernst & Young) vor programa o întâlnire (de obicei conference call) pentru a prezenţa companiei auditate etapele şi timeline-ul proiectului.

B. Data collection

Compania auditată va colecta o serie de informaţii despre infrastructură IT, ce vor fi prezentate auditorului:

•  Confirguratiile hardware ale device-urilor
•  Aplicaţiile Microsoft instalate pe fiecare device
•  Utilizatorii care accesează device-urile şi aplicaţiile Microsoft
• Documentele ce reprezintă dovezile de licenţiere software

C. Onsite visit

În această etapă, reprezentanţii auditorului vor face o vizită la sediul companiei auditate, pentru a verifica şi valida acurateţea informaţiilor prezentate anterior, eventual colectarea unor date adiţionale.

D.  Draft Report

Pe baza informaţiilor adunate în cadrul etapei numărul 2, respectiv al vizitei onsite, auditorul va pregăti un raport comparativ: aplicaţii Microsoft instalate versus aplicaţii Microsoft achiziţionate.

Acest raport va fi transmis companiei auditate pentru a identifica eventualele erori sau discrepanţe.

E. 3 Way Exit meeting

În cadrul etapei finale, se stabileşte un call cu toate părţile implicate în procesul de auditare: reprezentanţii auditorului, rezprentantii companiei auditate şi reprezentanţii Microsoft.

Auditorii vor expune rezultatele finale şi vor răspunde la eventualele întrebări cu privire la raport.

După finalizarea acestui ultim pas, auditorul îşi încheie activitatea, urmând că stabilirea termenilor finali (comerciali) să fie negociaţi între Microsoft şi client.

4. Intrebari frecvente

 Microsoft deţine autoritatea legală să auditeze companiile private?

Conform conditiilor cuprinse in sectiunea “Verifying Compliance”, din contractul de licentiere “The Microsoft Business and Services (MBSA)”, Microsoft detine drepturile legale de a angaja un auditor autorizat, care sa realizeze verificarea utilizarii aplicatiilor software in infrastructura IT a clientilor.
Mentiune: Majoritatea contractelor de licentiere de volum sunt sub incidenta conditiilor cuprinse in MBSA.

Pot refuza companiile procesul de auditare Microsoft?

Companiile care refuză auditarea, încalcă termenii contractuali prevăzuţi în MBSA.

În acest caz, Microsoft poate rezilia contractul/ contractele de licenţiere şi clienţii trebuie să dezinstaleze toate aplicaţiile şi/ sau vor fi acţionaţi în instanţa pentru încălcarea drepturilor de autor.

Există vreun risc în furnizarea informaţiilor cerute de către auditor/ Microsoft?

Odata cu selectarea companiei dumneavoastra pentru un astfel de proces, apar si o serie de intrebari:

“Pot refuza procesul de auditare Microsoft?”

“Nu-mi cunosc situatia actuala a licentierii, pot amana sau intarzia acest audit?”

“Cum ar trebui sa raspundem la scrisoarea de instiintare primita din partea Microsoft?”

“Cine trebuie implicat intr-un astfel de proces si ce responsabilitati trebuie sa aiba?”

“Exista vreun risc in furnizarea informatiilor solicitate de catre auditor?” 

“Auditorul doreste rularea unor scripturi in infrastructura mea informatica. Sunt obligat sa-i permit accesul?”

“Noi nu detinem experienta in licentiere si audit. Cum putem verifica daca auditorul analizeaza in mod corespunzator scenariul nostru de licentiere?”

“Daca auditorul identifica licente utilizate necorespunzator, sunt pasibil de amenda? Care sunt costurile?”

Auditul Microsoft este un proces complex cu scenarii variabile, ce necesita experienta in domeniul tehnic, licentiere si in cadrul legislativ. Pentru combaterea cu succes a unui astfel de audit este recomandat sa cereti ajutorul unui consultant/partener specializat în consultanţă audit Microsoft.

Aceşti parteneri sunt familiarizaţi cu modul de lucru al auditorilor software, au experţi în licenţiere, experţi tehnici şi departament juridic specializat pe drepturile de autor.
Cu ajutorul acestora, puteti obtine ajutor pe perioada proiectului, o interpretare realistă şi corectă a rezultatelor auditorului şi un cost saving substanţial.

Cea mai buna protectie impotriva auditarii o reprezinta implementarea in companie a unui sistem complet de management al activelor software (SAM) - solutia tehnica si serviciile asociate, pentru mentinerea permanenta a compliantei software.

Ai primit o scrisoare de audit din partea Microsoft? 

Avem experienta a zeci de audituri realizate de catre Microsoft in Romania si am ajutat companiile auditate sa treaca cu brio peste controalele “Legal Contract and Compliance – Microsoft Audit”, in calitate de avocati tehnici. 

Atentie! Din experienta noastra iti putem confirma ca auditorul desemnat de catre Microsoft greseste intotdeauna in defavoarea companiilor auditate.

 Acest lucru se intampla in 100% din cazuri.

Te putem ghida pas cu pas de-a lungul auditului pentru a obtine cel mai bun rezultat posibil.

Intrebari frecvente despre auditul Microsoft

1. Microsoft detine autoritatea legala sa auditeze companiile private?

Conform conditiilor cuprinse in sectiunea “Verifying Compliance”, din contractul de licentiere “The Microsoft Business and Services (MBSA)”, Microsoft detine drepturile legale de a angaja un auditor autorizat, care sa realizeze verificarea utilizarii aplicatiilor software in infrastructura IT a clientilor.
Mentiune: Majoritatea contractelor de licentiere de volum sunt sub incidenta conditiilor cuprinse in MBSA.

2. Pot refuza companiile procesul de auditare Microsoft?

Companiile care refuza auditarea, incalca termenii contractuali prevazuti in MBSA.

In acest caz, Microsoft poate rezilia contractul/ contractele de licentiere si clientii trebuie sa dezinstaleze toate aplicatiile si/ sau vor fi actionati in instanta pentru incalcarea drepturilor de autor.

3. Ce informatii sunt obligate, companiile,  sa le furnizeze auditorului pe parcursul procesului de auditare?

• Confirguratiile hardware ale device-urilor
• Aplicatiile Microsoft instalate pe fiecare device
• Utilizatorii care acceseaza device-urile si aplicatiile Microsoft
• Documentele ce reprezinta dovezile de licentiere software

 4. Exista vreun risc in furnizarea informatiilor cerute de catre auditor/ Microsoft?

Auditul Microsoft este un process complex cu scenarii variabile, ce necesita experienta in licentiere, tehnic si cadrul legislativ.

Este recomandat ca aceste companii sa ceara ajutorul unui consultant / partener specializat in consultanta audit Microsoft.

Acesti parteneri sunt familiarizati cu modul de lucru al auditorilor software, au experti in licentiere, experti tehnici si departament juridic specializat pe drepturile de autor.

Cu ajutorul acestora companiile vor putea obtine o interpretare realista si corecta a rezultatelor auditorului, vor putea combate auditul si intr-un final un cost saving substantial.

5. Cum se desfasoara procesul de auditare?

Consultati articolul: Etapele unui Audit Microsoft

Ai primit o scrisoare de audit din partea Microsoft? 

Avem experienta a zeci de audituri realizate de catre Microsoft in Romania si am ajutat companiile auditate sa treaca cu brio peste controalele “Legal Contract and Compliance – Microsoft Audit”, in calitate de avocati tehnici. 

Atentie! Din experienta noastra iti putem confirma ca auditorul desemnat de catre Microsoft greseste intotdeauna in defavoarea companiilor auditate.

 Acest lucru se intampla in 100% din cazuri.

Te putem ghida pas cu pas de-a lungul auditului pentru a obtine cel mai bun rezultat posibil.

Solutie Software Asset Management (SAM) : SNOW Software

Una dintre cele mai utilizate  si complete solutii de SAM (Software Asset Management), la nivel global este Snow.

Snow Software este o companie suedeza, independenta de marii vendori (Microsoft, Oracle, Adobe etc) ce are in portofoliu produse dedicate managementului de active software, acestea fiind standardizate conform ISO/IEC 19770 - IT Asset Management (ITAM), standard care reglementeaza, atat procedurile de implementare a unui proiect SAM, cat si solutia tehnica.

Solutia SAM de la Snow acopera toate necesitatile unui proces complet de SAM: partea tehnica de inventariere - compatibila cu orice sistem de operare,  catalogul software care are o acuratete de identificare a aplicatiilor software foarte ridicata,  modulul automat de licentiere foarte dezvoltat pentru produsele Microsoft, portalul de management al licentelor/ contractelor detine o interfata bine structurata, rapoarte de compliance, respectiv grad de utilizare al aplicatiilor foarte detaliate, si multe optiuni aditionale pentru identificarea structurii mediului virtual, precum si management al licentelor pentru serverele cu aplicatii / baze de date Oracle /IBM/ SAP.

Aditional se poate opta si pentru :

- mobile SAM - managementul aplicatiilor instalate pe orice platforma mobila (Android, IOS, Windows)
- cloud SAM - managementul aplicatiilor si subscriptiilor Cloud ( Office 365, Adobe Cloud etc.).

O solutie SAM completa de la Snow, include:

• Snow Inventory
• Snow Software Recognition Service
• Snow License Manager
• Snow Integration Connectors

Snow Inventory - reprezinta modulul tehnic cu ajutorul caruia sunt colectate datele privind  instalarile software de pe device-urile din infrastructura (serverul de inventar).

Caracteristici :

- Compatibilitate: este un produs multiplatforma, acesta suporta toate sistemele de operare.

- Deployment: permite deployment cu agent si/sau agentless

- Scan: real time si/sau la cerere

- Virtualizare - suporta si se integreaza cu: Microsoft (Hyper-V, RDS and App-V), VMware (vSphere, View and ThinApp) si Citrix (XenServer, XenDesktop and XenApp)

- Bazele de date utilizate : SQL

- Securitate si trafic: utilizeaza protocoale securizate si cele mai noi certificare de criptare (256 biti) pentru comunicarea dintre agenti si serverul de inventar, iar traficul este minim (<100Kb).

Snow Software Recognition Service - acesta este un catalog software (actualizat permanent) ce contine informatii despre toate produsele software comerciale.

 Prin intemediul acestui modul, informatia bruta colectata de catre serverul de inventar prin intermediul agentilor,  este "filtrata" si sunt identificate toate aplicatiile instalate pe device-urile din infrastructura, la nivel de: vendor, editie, versiune.

Un lucru important il constituie faptul ca acest catalog poate face diferenta dintre o aplicatie instalata care este standalone si o aplicatie instalata care face parte dintr-o suita. (Exemplu: Word parte din suita Office Professional,  Photoshop parte din Adobe Creative Suite etc.).

Pana in acest moment acest catalog cuprinde: 42,800 vendori si peste 289,000 aplicatii.

Snow License Manager - reprezinta modulul care "stie" licentiere.

Toate informatiile colectate de Snow Inventory si procesate de Software Recognition Service sunt importate intr-un portal cu o interfata prietenoasa si bine structurata (Snow License Manager).

Portalul este asemanator unui website si cuprinde o serie de categorii (sectiuni) cu informatii despre aplicatii, licentiere si contracte.

Aceste informatii sunt furnizate de catre un web server ce interogheaza baza de date "filtrata" de catalogul software.

Ce se poate administra cu ajutorul optiunilor oferite de portal :

Managementul licentelor 

 Sectiunea Licenses, ofera detalii complete despre fiecare licenta achizitionata :

- tipul licentei : perpetua, subscriptie, OEM, parte dintr-un contract activ etc.

- modelul de licentiere: per core, per server etc.

- contractul in baza caruia a fost achizitionata (tipul si numarul): Open, EA, Select, Cloud etc.

- drepturi aditionale de utilizare (inclusiv Microsoft Software Assurance): upgrade, downgrade etc.

- dovezile de licentiere: copie electronica dupa factura de achizitie, contractul comercial etc

- cheile de instalare si activare

Managamentul contractelor de licentiere

Se pot importa si administra contracte de orice tip: de licentiere, de suport, de mentenanta etc.  cu posibilitatea de a adauga urmatoarele:

- tipul contractului

- numarul contractului

- perioada de valabilitate a contractului

- detalii furnizor (nume companie/producator, persoana de contact, telefon, email)

- valoare financiara

- upload in forma electronica

- licentele (produsele) cuprinse in contract

Situatia financiara

Exista posibilitatea de importa datele financiare pentru fiecare licenta achiztionata:

- valoarea de achizitie
- furnizor / producator
- upload al documentelor de achizitie (exemplu: scan electronic dupa factura fiscala)

Aceste informatii sunt utile pentru obtinerea rapoartelor privind costurile asociate softwareului achiztionat.

Raportarea

Sectiunea de raportare ofera in mod implicit, peste 100 de rapoarte predefinite, insa cu ajutorul filtrelor, in functie de informatiile necesare,  se poate personaliza orice alt tip de raport. Acestea se pot exporta ulterior in fisiere cu extensie: xls, pdf, csv, xml.

Rapoarte predefinite specifice:

Microsoft: raport licentiere SQL server, raport licentiere System Center, raport licentiere Remote desktop services, raport pentru licentetele care beneficiaza de Software Assurance etc.

Oracle: 
- Oracle Server Worksheet (OSW)
- lista optiunilor neutilizate pe fiecare server
- lista serverelor licentiate cu NUP
- lista bazelor de date pe fiecare server
- lista aplicatiilor

Alte rapoarte predefinite:

- nivel compliance software
- istoricul instalarilor
- aplicatii instalate neutilizate
- aplicatii per device / per user
- lista licentelelor ce pot beneficia de upgrade/downgrade conform contractului de achizitie
- licente neutilizate (neinstalate)
- lista aplicatiilor nelicentiate
- lista device-urilor atasate unui contract
- lista device-urile non-compliance
- device-urile ce nu au antivirus instalat
- scenarii de cost saving
- lista cheilor de activare duplicat
- lista tuturor : device-urilor, contractelor, licentelor

Functii speciale ale Snow License Manager :

Compliance  - se poate genera in timp real, raport comparativ: licente instalate vs licente achizitionate (tinand cont de tipul licentei, modelul de licentiere, alocarea si drepturile (upgrade/downgrade) ale fiecarei licente)

Software metering - functie care monitorizarea aplicatiile instalate (nivelul de utilizare ale acestora)

Beneficiul major pe care-l ofera aceasta optiune, este indentificarea aplicatiilor neutilizate din infrastructura. Astfel, se pot face ajustari al numarului de licente incluse in contractele de licentiere active, precum si ajustarea volumului de subscriptii / suport tehnic pentru care se realizeaza reinnoire anuala.

Snow Integration Connectors

Acest modul contine o lista de conectori ce ajuta la integrarea si schimbul de date intre produsele Snow si alte aplicatii de inventariere sau administrare software/ hardware.

Cei mai importanti conectori sunt : 

- Pentru virtualizare: VMWare vSphere Connector, Citrix XenServer Connector si Microsoft Hyper-V Connector

Cu ajutorul acestora se importa date din consolele de administrare ale acestor hipervizori si prin intermediul Snow License Manager se pot vizualiza informatii despre alocarea masinilor virtuale pe fiecare host si serviciile active: Virtual Desktop Access (VDA), Virtual Desktop Infrastructure (VDI), utile in optimizarea si calculul licentierii software (compliance).

- Pentru administrare: Microsoft Active Directory, Microsoft SCCM, Dell Kace, HP DDMI, IBM License Metric Tool (ILMT), IBM Tivoli Asset Discovery for Distributed etc.

Informatiile colectate in bazele de date ale acestor solutii sunt importate de catre Snow Inventory, procesate de catre Software Recognition Service si in final disponibile in portalul de License Manager.

Acesti conectori se sincronieaza in mod automat cu aplicatiile third party, fiind capabili atat de import, cat si de export al informatiilor din bazele de date.


Alte functii:

- Ofera posibilitatea de interconectare cu sisteme de tip: helpdesk, ERP sau managementul documentelor.

- Sistem de alerte - se pot defini notificari automate pentru toate categoriile prezente in portal.

Exemple :

Alerte licente:  instalarea unei aplicatii care nu are licenta alocata si raportarea ei catre administratorul solutiei etc.
Alerte contracte: expirarea perioadei de valabilitate, expirarea subscriptiilor, expirarea suportului, atentie trebuie declarat raportul true-up etc.

- Conturi cu roluri diferite - solutia ofera posibilitatea de a defini utilizatori cu diferite drepturi. Cele mai importante sunt :

Administrator - drepturi depline pentru intreg sistemul
License Administrator - rol pentru persoana desemnata sa importe datele licentelor achiztionate
Report viewer - rol care iti ofera posibilitatea de a genera orice fel de raport din License Manager
Viewer - un cont read only, doar drepturi de vizualizare


Solutia SAM Snow este disponibila:

- hosted, prin intermediul companiilor care frunizeaza servicii SAM si sunt parteneri Snow Software.
Furnizorii de servicii detin datacentere proprii cu servere "gata pregatite" pentru a comunica cu agentii ce vor fi instalati pe device-urile clientului.
Aceasta solutie "la cheie" se achizitioneaza in baza unei subscriptii lunare sau anuale.

-on-premise, implica achizitionarea licentelor software, instalarea si administrarea acestora pe serverele clientului.

Certificari:

Solutia SAM furnizata de catre Snow Software este recunoscuta si acceptata de catre urmatorii vendori : Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, Symantec si contine algoritm de calcul pentru majoritatea modelelor de licentiere ( Microsoft per Core, IBM Processor Value Unit (PVU),  Oracle Named User Plus, Per Processor, SAP Named Users etc).

De asemenea solutiile Snow sunt certificate si utilizate de catre cei doi mari auditori globali: KPMG si Deloitte.

De ce sa investesti intr-o solutie SAM (Software Asset Management)?

Unele dintre cele mai importante motive sunt :

1.  Controlul costurilor si reducerea majora a acestora

Cand se aduce in discutie analiza bugetului IT, intotdeauna top managementul priveste acest departament al organizatiei, ca pe un mare consumator de resurse materiale, marea majoritate a managerilor traiesc cu impresia ca se investeste prea mult in achzitiile de software..

O solutie SAM completa, aduce un aport major in ajutorul managerilor IT privind zona software: controlul utilizarii, controlul achizitiilor, controlul previziunilor bugetare, control compliance, etc intr-un singur punct centralizat (software,metering, compliance in timp real etc. - vezi articol: Cum alegem solutia de Software Asset Management (SAM) ?).

In momentul in care detii controlul acestora, poti argumenta mult mai eficient din punct de vedere financiar (cu date reale) noile investitii software, de asemenea poti optimiza si reduce aceste costuri.

2. Protectie impotriva auditului software

Sunt organizatii care au implementat o solutie SAM, dupa ce s-au confruntat cu un audit software din partea vendorilor, respectiv organizatii care au invatat din experienta celorlalti, si au pus in practica preventiv o astfel de solutie care sa le asigure protectie impotriva unui eventual audit.

Propun un scenariu simplu drept exemplu:

Sunteti Managerul IT al unei companii de vanzari ce nu a fost auditata niciodata de catre vreun vendor in trecut.

In urma cu doi ani, infrastructura companiei era compusa dintr-un numar de 400 device-uri eligibile, ce au fost inrolate intr-un contract de licentiere in volum Microsoft.

Datorita expansiunii economice, compania isi deschide doua sedii noi si achizitioneaza un plus de 250 device-uri, preinstalate cu sistem de operare Microsoft.

Fiind o companie de vanzari, agentii angajati sunt realocati la o perioada de timp, intre sediile detinute, o parte impreuna cu device-ul primit la angajare, o parte preluand device-ul ramas liber.

Dupa 8 luni de la aceasta achizitie, primiti o scrisoare de audit din partea Microsoft, care solicita verificarea utilizarii de software, in baza contractului activ de licentiere in volum.

La momentul demararii procesului de audit:

- Cunoasteti numarul total de instalari ale aplicatilor Microsoft din infrastructura ?

- Cunoasteti nivelul de compliance software ?

Raspunsurile la aceste intrebari, il au doar companiile care au pus in practica proactiv implementarea unei solutii SAM ( Ce este sam ? ).

Cu ajutorul unui astfel de sistem puteti controla ciclul de viata al pachetului software din punct de vedere tehnic, financiar si juridic,  de la momentul achizitiei (inregistrarea in evidentele contabile ) si pana la scoaterea din uz ( casare/ decomisionare).

3. Standard intern de conformitate software

Procesul de Software Asset Management (SAM) ar trebui sa fie o componenta standard de control si audit intern al oricarei organizatii.

Modul de achizitie al unei licente (tipul de licentiere), punerea in uz (instalarea), drepturile de migrare ale acesteia pe diferite device-uri,  precum si managementul documentelor (fiscale, juridice) ce o insotesc, sunt beneficii pe care le ofera o solutie SAM.

Alte beneficii :

Compliance in timp real - reprezinta generarea rapoartelor comparative: licente instalate vs licente achizitionate. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul unui modul de licentiere inteligent, care calculeaza si furnizeaza date, in functie de drepturile (upgrade/downgrade) alocate fiecarei licente.

-  Software metering - optiune ce are ca scop monitorizarea aplicatiilor (gradul de utilizare ale acestora).

- Situatie financiara - in aceasta sectiune avem posibilitatea de a importa datele financiare pentru fiecare licenta achizitionata

- Management licente - ne ofera detalii complete despre fiecare licenta achizitionata

- Management contracte de licentiere


Ai nevoie de ajutor? 

Asteptam mesajul tau: contact@sam-romania.ro

Mai multe informatii pe www.sam-romania.ro

Audit de licentiere Microsoft. Tipuri de audit Microsoft si criterii de selectie.

1. Criterii Microsoft privind selectarea companiilor ce vor fi auditate:

- fuziuni de companii

In general, atunci cand se realizeaza achizitii, asimilari sau fuziuni intre companii, se omite transferul licentelelor intre entiati, si/sau nu se fac achizitii suficiente pentru ca noua forma juridica sa fie compliance din punct de vedere al licentierii software.

- istoricul achizitiilor corelat cu datele anuale declarate catre Institutiile de finante publice 

In acest criteriu, se incadreaza companiile care au incheiat un Contract de licentiere in Volum si ulterior acestuia (in ultimii ani), nu au efectuat un numar suficient de achizitii, in concordanta cu evolutia economica a companiei: cresterea numarului de angajati, cresterea cifrei de afaceri etc.

- auditarea companiilor in paralel si de catre alti vendori

In cele mai multe situatii, companiile care au in desfasurare proces de audit realizat de catre un alt vendor, ajung in "atentia" Microsoft si a celorlalti mari producatori de software.

- contracte de licentiere in derulare 

Daca se realizeaza cresteri semnificative ale numarului de angajati, sau asimilari de alte companii pe durata contractului activ, si /insa la declararea rapoartelor anuale (true-up), nu exista o cresterea numarului de licente corelata cu numarul de angajati, atunci este posibil ca aceasta sa fie o situatie de non-compliance.

- contracte de licentiere ce nu beneficiaza de reinnoire

Prin acest criteriu, sunt "vizate" companiile care dupa incetarea perioadei de valabilitate a contractului de licentiere in volum, nu isi manifesta intentia de reinnoire a acestuia sau nu exista intentia de incheiere a unui alt tip de contract in volum.

- schimbarea modului de licentiere 

Exemplu: Un mare impact l-a avut, schimbarea licentierii pentru produsele Microsoft SQL Server. Odata cu lansarea versiunii 2014, o mare parte din companiile care aveau contracte in volum active, au beneficiat de upgrade la aceasta versiune, insa in acelasi timp au devenit non-compliance.

2. Tipuri de audit Microsoft:

Self Audit - este cel mai "indulgent" tip de audit. Prin aceasta procedura, companiile auditate trebuie sa realizeze un "inventar" al licentelor utilizate in infrastructura propie, ca apoi rezultatele sa fie livrate catre Microsoft. Aceste informatii vor fi comparate cu istoricul achizitiilor pentru a se verifica daca sunt discrepante intre numarul de licente utilizate versus cele achizitionate.

Microsoft Software Asset Management Engagement - este un audit de tip proactiv, ce poate fi realizat voluntar de catre companii. Microsoft recomanda clientilor realizarea unui proiect (audit intern), cu ajutorul unui partener specializat in licentiere si Software Asset Management (SAM).

Partenerul va pune la dispozitia clientilor Microsoft, atat specialisti tehnici care sa realizeze colectarea datelor privind utilizarea pachetelor software, cat si specialisti in licentiere pentru o interpretare de specialitate a modului in care sunt utilizate acestea.

In urma unui astfel de audit intern,  companiile primesc un raport cu situatia actuala a utilizarii licentelor, recomandari pentru optimizare, precum si ajutor in implementarea unor proceduri interne de management si control al licentierii.

Costurile unui Microsoft SAM engagement sunt suportate in totalitate de catre Microsoft.

Legal Contracts and Compliance (LCC) Audit - este cel mai "costisitor" audit de licentiere.

Acest audit se realizeaza prin intermediul unui auditor autorizat  (PWC, Deloitte, KPMG sau Ernst & Young), care va actiona in interesul producatorului de software.

Auditorul este imputernicit legal de catre Microsoft:

- sa colecteze date din infrastructura companiilor despre configuratiile hardware ale device-urilor, despre pachetele software Microsoft instalate pe fiecare device (servere, laptopuri, desktopuri, tablete, telefoane) si despre utilizatorii (angajati, colaboratori) care utilizeaza device-urile, respectiv software-ul Microsoft.

- sa verifice documentele ce reprezinta dovezi de licentiere, 

- sa efectueze control on-site la sediul companiilor,

- si sa furnizeze catre Microsoft un raport care sa contina rezultatele verificarii licentierii.

La finalul procesului, daca auditorul a identificat utilizarea unor produse software fara licenta, companiile sunt obligate sa achite catre Microsoft, costurile asociate pentru efectuarea auditului, si de asemena sa achizitioneze licentele lipsa cu o penalizare de 25% fata de pretul contractat.

Care sunt necunoscutele unui Audit LCC?

Odata cu selectarea companiei dumneavoastra pentru un astfel de proces, apar si o serie de intrebari:  

“Pot refuza procesul de auditare Microsoft?”

“Nu-mi cunosc situatia actuala a licentierii, pot amana sau intarzia acest audit?”

“Cum ar trebui sa raspundem la scrisoarea de instiintare primita din partea Microsoft?”

“Cine trebuie implicat intr-un astfel de proces si ce responsabilitati trebuie sa aiba?”

“Exista vreun risc in furnizarea informatiilor solicitate de catre auditor?” 

“Auditorul doreste rularea unor scripturi in infrastructura mea informatica. Sunt obligat sa-i permit accesul?”

“Noi nu detinem experienta in licentiere si audit. Cum putem verifica daca auditorul analizeaza in mod corespunzator scenariul nostru de licentiere?”

“Daca auditorul identifica licente utilizate necorespunzator, sunt pasibil de amenda? Care sunt costurile?”

Auditul de licentiere Microsoft este un proces complex cu scenarii variabile, ce necesita experienta in domeniul tehnic, licentiere si in cadrul legislativ. Pentru combaterea cu succes a unui astfel de audit este recomandat sa cereti ajutorul unui consultant/partener specializat în consultanţă audit Microsoft.

Aceşti parteneri sunt familiarizaţi cu modul de lucru al auditorilor software, au experţi în licenţiere, experţi tehnici şi departament juridic specializat pe drepturile de autor.

Cu ajutorul acestora, puteti obtine ajutor pe perioada proiectului, o interpretare realistă şi corectă a rezultatelor auditorului şi un cost saving substanţial.

Cea mai buna protectie impotriva auditarii o reprezinta implementarea in companie a unui sistem complet de management al activelor software (SAM) - solutia tehnica si serviciile asociate, pentru mentinerea permanenta a compliantei software.

Comanda servicii consultanta Microsoft Audit

Cum alegem solutia de Software Asset Management (SAM)?

Pe piata se gasesc o multitudine de solutii tehnice dedicate proiectelor de Software Asset Management (SAM), unele propietare marilor producatori de software (Microsoft, HP, IBM, Symantec etc., altele dezvoltate de vendori independenti (Snow Software, Flexera, iQuate, Brainware etc).

Pentru alegerea unei solutii potrivite necesitatilor noastre, trebuie sa analizam mai multi factori care sa ne ofere o perspectiva corecta:  atat din punct de vedere al caracteristicilor "pur tehnice", cat si din punct de vedere al optiunilor pentru managementul licentelor software.

Principalii diferentiatori 

• Infrastructura: Hosted sau On-premise

Solutia hosted este oferita, atat de producatorii de software SAM, cat si de companiile care frunizeaza servicii SAM.

Furnizorii de servicii si producatorii detin datacentere proprii cu servere "gata pregatite" pentru a comunica cu agentii ce vor fi instalati pe device-urile noastre. 

Putem achizitiona aceasta solutie tehnica "la cheie", in baza unei subscriptii lunare sau anuale, 

Solutia on-premise implica achizitionarea licentelor software, instalarea si administrarea acestora pe serverele propii.

Dezavantajul major al acestei variante sunt costurile alocate: 

- licentelor

- serviciilor de instalare/ configurare

- suportului tehnic

- subscriptiei de update al catalogului software

                                                   Schema tehnica - solutie SAM 

• Tipul agentului de inventariere: agent sau agentless 

Agent - reprezinta o aplicatie (msi, executabil) ce se instaleaza pe fiecare device, pe care il dorim auditat.

Agentii au rolul de a colecta toate informatiile necesare pentru identificarea softwareului (vendor, versiune, editie) ce ruleaza pe device-uri si ale transmite la cerere sau la un moment programat, catre serverul de inventar (vezi figura de mai sus).
Aceasta este o solutie potrivita pentru proiectele "ongoing" si pentru cei ce isi doresc sa beneficieze de avantajele pe care le ofera functia de software metering (monitorizarea aplicatiilor pentru a obtine rapoarte cu gradul de utilizare al acestora).

Agentless - Este o metoda utilizata pentru proiectele "one time".

Daca alegem aceasta optiune, in locul agentilor, vom utiliza un script pus la dispozitie de furnizorul de servicii Software Asset Management (SAM) (sau dupa caz, de catre producator).
Acest script il vom rula pe fiecare device, pentru a colecta toate datele necesare si ale transmite serverului de inventar (vezi figura de mai sus).

Metoda este cunoscuta si sub denumirea de "zero footprint", pentru ca nu raman fisiere salvate pe device-urile auditate.          
       

• Compatibilitatea 

Un criteriu important in alegerea solutiei o reprezinta compatibilitatea acesteia cu sistemele de operare ce sunt instalate pe device-urile din infrastructura noastra: Windows, Mac OS, Solaris, Unix, Ubuntu, AIX, Android, IOS etc.

• Bazele de date utilizate de serverul de inventar: SQL, Oracle, My SQL, PostgreSQL 

• Securitatea si traficul

Cele mai sigure solutii sunt cele care utilizeaza protocoale securizate si cele mai noi certificare de criptare pentru comunicarea dintre agenti si serverul de inventar.

Traficul de retea, generat de agenti, in momentul auditarii device-urilor, trebuie sa fie unul cat mai comprimat. Un plus il reprezinta  optiunea de scan diferential.

• Certificarea ISO

Standardul international (ITIL – Information Technology Infrastructure Library) care reglementeaza, atat procedurile de implemenare a unui proiect SAM, cat si solutia tehnica este: ISO/IEC 19770.

•  Software Recognition (catalogul software)

Informatia bruta colectata de serverul de inventar prin intermediul agentilor,  este "filtrata" de catre un serviciu de identificare al aplicatilor, cu ajutorul unui catalog software ce contine informatii despre toate produsele software comerciale.

In acest caz, trebuie sa verificam frecventa de update a catalogului si acuratetea rezultatelor oferite de Software Recognition.

• Portalul web

Portalul ofera o interfata asemanatoare unui website si ar trebui sa cuprinda o serie de module (sectiuni) cu informatii despre aplicatii, licentiere si contracte.

Aceste informatii sunt furnizate de catre un web server ce interogheaza baza de date "filtrata" de catalogul software.

Portalul poate fi accesat prin internet, in cazul serviciului hosted si prin intranet cand se alege infrastructura on-premise.

Principalele module necesare unei solutii SAM complete

1.   Software Management

2.   Contract Management

3.   Reporting 

4.   Alerts

5.   Special features

1. Software Management

-  Compliance in timp real - reprezinta generarea rapoartelor comparative: licente instalate vs licente achiztionate.
Acest lucru se realizeaza cu ajutorul unui modul de licentiere inteligent, care calculeaza si furnizeaza date, in functie de drepturile (upgrade/downgrade) alocate fiecarei licente.

-  Software metering - optiune ce are ca scop monitorizarea aplicatiilor (gradul de utilizare ale acestora).

Beneficiul major pe care ni-l ofera aceasta optiune, este indentificarea aplicatiilor neutilizate din infrastructura noastra. Astfel, putem face ajustari al numarului de licente incluse in contractele de licentiere active pe care le detinem, precum si ajustarea volumului de subcriptii / suport tehnic pentru care realizam reinnoire anuala.

 Exemplu: In cazul contractelor de volum Microsoft, la aniversari putem ajusta numarul de licente neutilizate, iar la la true-up vom raporta numarul real de licente/subscriptii utilizate.

- Situatie financiara - in aceasta sectiune avem posibilitatea de importa datele financiare pentru fiecare licenta achiztionata:

    valoarea de achizitie
    furnizor / producator
    upload al documentelor de achizitie (exemplu: scan electronic dupa factura fiscala)

Aceste informatii sunt utile atunci cand ne dorim obtinerea de rapoarte privind costurile asociate softwareului achiztionat.

- Management licente - ne ofera detalii complete despre fiecare licenta achizitionata

    tipul licentei : perpetua, subscriptie, OEM, parte dintr-un contract activ etc.
    modelul de licentiere: per core, per server etc.
    contractul in baza caruia a fost achizitionata (tipul si numarul): Open, EA, Select, Cloud etc.
   drepturi aditionale de utilizare (inclusiv Microsoft Software Assurance): upgrade, downgrade etc.
    dovezile de licentiere: copie electronica dupa factura de achizitie, contractul comercial etc
    cheile de instalare si activare

- Virtualizare - suport pentru monitorizarea mediului virtual, in functie de :

    hipervizorul  utilizat
    alocarea masinilor virtuale pe fiecare host
    serviciile active: Virtual Desktop Access (VDA), Virtual Desktop Infrastructure (VDI)

2. Contract Management

Acest modul ne este necesar pentru administrarea contractelor (de licentiere, de suport, de mentenanta etc.)  cu posibilitatea de a adauga urmatoarele:

- tipul contractului
- numarul contractului
- perioada de valabilitate a contractului
- detalii furnizor (nume companie/producator, persoana de contact, telefon, email)
- valoare
- upload in forma electronica
- licentele (produsele) cuprinse in contract

3. Reporting 

Majoritatea solutiilor ofera un set de rapoarte predefinite. Mai jos cateva exemple:

- compliance
- istoricul instalarilor
- aplicatii instalate neutilizate
- aplicatii per device / per user
- lista licentelelor ce pot beneficia de upgrade/downgrade conform contractului de achizitie
- licente neutilizate (neinstalate)
- lista aplicatiilor nelicentiate
- lista device-urilor atasate unui contract
- lista device-urile non-compliance
- device-urile ce nu au antivirus instalat
- scenarii de cost saving
- lista cheilor de activare duplicat
- lista tuturor : device-urilor, contractelor, licentelor

Rapoarte predefinite specifice:

Microsoft: raport licentiere SQL server, raport licentiere System Center, raport licentiere Remote desktop services, raport licente ce beneficiaza de Software Assurance etc.

Oracle: 

- Oracle Server Worksheet (OSW)
- lista optiunilor neutilizate pe fiecare server
- lista serverelor licentiate cu NUP
- lista bazelor de date pe fiecare server
- lista aplicatiilor

Un plus de valoare il au solutiile care ofera posibilitatea de personalizare a rapoartelor dupa anumite criterii (filtre) ce nu sunt predefinite, precum si optiunea de export,  in fisiere cu extensie: xls, pdf, csv, xml, html etc.

4. Alerts

Posibilitatea de a seta notificari automate pentru toate categoriile prezente in portal.

Exemple :

Alerte licente:  instalarea unei aplicatii care nu are licenta alocata si raportarea ei catre administratorul solutiei etc.
Alerte contracte: expirarea perioadei de valabilitate, expirarea subscriptiilor, expirarea suportului, atentie trebuie declarat raportul true-up etc.

5. Special features

Unele solutii SAM ofera posibilitatea de interconectare cu sisteme de tip: helpdesk, ERP sau managementul documentelor si alte tooluri de managament IT: Microsoft SCCM, Altiris, LANDesk etc.
De asemenea sunt considerate functii speciale si ne aduc un plus de beneficii, sistemele care au in componenta: algoritm de calcul pentru compliance si optiunea de software metering.