Cum poti reduce costurile Microsoft Office 365 cu ajutorul Snow Software?

 Licentiere Microsoft

In portalul Microsoft de administrare si gestionare a subscriptiilor Office 365, se regasesc informatii despre totalul de licente (abonamente) achizitionate si conturile de utilizatori ce au dreptul de utilizare al acestora.

Pentru a putea reduce si optimiza costurile cu subscriptiile de Office 365 este important sa cunoasteti gradul si modul de utilizare al acestora.

Datele din portalul Microsoft sunt colectate cu ajutorul unui conector (Snow Software), apoi sunt procesate de catre Solutia SAM cu ajutorul unui modul intelligent de licentiere: Snow License Manager.

Sunt preluate informatii despre:

• Subscriptiile si planurile de Office 365 achizitionate (entitlements);
• Utilizatorii activi de Office 365.

Snow License Manager identifica fiecare plan de Office 365, produsele componentele fiecarui plan si cel mai important, ce produse utilizeaza in mod curent fiecare utilizator de Office 365.

Avand vizibilitate asupra gradului de utilizare a produselor de catre fiecare utilizator de Office 365, puteti optimiza costurile prin realocarea subscriptiilor de Office 365,  in functie de nevoile reale ale angajatilor din companie.

Exemplu practic:

Daca identificati utilizatori carora le sunt alocate subscriptii de Office 365 Plan E3, dar acestia utilizeaza doar online suita Office, acestora li se poate aloca o subscriptie inferioara de Office 365 Plan E1 si astfel realizati o reducere de costuri substantiala.

Destul de comune sunt si cazurile in care angajatii nu utilizeaza deloc subscriptiile alocate sau situatii in care o parte dintre utilizatori nu mai sunt angajati ai companiei, dar inca au subscriptii active pentru care se platesc licente (abonamente).

Solutia SAM de la Snow Software iti ofera vizibilitate asupra consumului real de subscriptii Office 365 si controlul permanent al acestora.

Solutie Software Asset Management (SAM) : SNOW Software

Una dintre cele mai utilizate  si complete solutii de SAM (Software Asset Management), la nivel global este Snow.

Snow Software este o companie suedeza, independenta de marii vendori (Microsoft, Oracle, Adobe etc) ce are in portofoliu produse dedicate managementului de active software, acestea fiind standardizate conform ISO/IEC 19770 - IT Asset Management (ITAM), standard care reglementeaza, atat procedurile de implementare a unui proiect SAM, cat si solutia tehnica.

Solutia SAM de la Snow acopera toate necesitatile unui proces complet de SAM: partea tehnica de inventariere - compatibila cu orice sistem de operare,  catalogul software care are o acuratete de identificare a aplicatiilor software foarte ridicata,  modulul automat de licentiere foarte dezvoltat pentru produsele Microsoft, portalul de management al licentelor/ contractelor detine o interfata bine structurata, rapoarte de compliance, respectiv grad de utilizare al aplicatiilor foarte detaliate, si multe optiuni aditionale pentru identificarea structurii mediului virtual, precum si management al licentelor pentru serverele cu aplicatii / baze de date Oracle /IBM/ SAP.

Aditional se poate opta si pentru :

- mobile SAM - managementul aplicatiilor instalate pe orice platforma mobila (Android, IOS, Windows)
- cloud SAM - managementul aplicatiilor si subscriptiilor Cloud ( Office 365, Adobe Cloud etc.).

O solutie SAM completa de la Snow, include:

• Snow Inventory
• Snow Software Recognition Service
• Snow License Manager
• Snow Integration Connectors

Snow Inventory - reprezinta modulul tehnic cu ajutorul caruia sunt colectate datele privind  instalarile software de pe device-urile din infrastructura (serverul de inventar).

Caracteristici :

- Compatibilitate: este un produs multiplatforma, acesta suporta toate sistemele de operare.

- Deployment: permite deployment cu agent si/sau agentless

- Scan: real time si/sau la cerere

- Virtualizare - suporta si se integreaza cu: Microsoft (Hyper-V, RDS and App-V), VMware (vSphere, View and ThinApp) si Citrix (XenServer, XenDesktop and XenApp)

- Bazele de date utilizate : SQL

- Securitate si trafic: utilizeaza protocoale securizate si cele mai noi certificare de criptare (256 biti) pentru comunicarea dintre agenti si serverul de inventar, iar traficul este minim (<100Kb).

Snow Software Recognition Service - acesta este un catalog software (actualizat permanent) ce contine informatii despre toate produsele software comerciale.

 Prin intemediul acestui modul, informatia bruta colectata de catre serverul de inventar prin intermediul agentilor,  este "filtrata" si sunt identificate toate aplicatiile instalate pe device-urile din infrastructura, la nivel de: vendor, editie, versiune.

Un lucru important il constituie faptul ca acest catalog poate face diferenta dintre o aplicatie instalata care este standalone si o aplicatie instalata care face parte dintr-o suita. (Exemplu: Word parte din suita Office Professional,  Photoshop parte din Adobe Creative Suite etc.).

Pana in acest moment acest catalog cuprinde: 42,800 vendori si peste 289,000 aplicatii.

Snow License Manager - reprezinta modulul care "stie" licentiere.

Toate informatiile colectate de Snow Inventory si procesate de Software Recognition Service sunt importate intr-un portal cu o interfata prietenoasa si bine structurata (Snow License Manager).

Portalul este asemanator unui website si cuprinde o serie de categorii (sectiuni) cu informatii despre aplicatii, licentiere si contracte.

Aceste informatii sunt furnizate de catre un web server ce interogheaza baza de date "filtrata" de catalogul software.

Ce se poate administra cu ajutorul optiunilor oferite de portal :

Managementul licentelor 

 Sectiunea Licenses, ofera detalii complete despre fiecare licenta achizitionata :

- tipul licentei : perpetua, subscriptie, OEM, parte dintr-un contract activ etc.

- modelul de licentiere: per core, per server etc.

- contractul in baza caruia a fost achizitionata (tipul si numarul): Open, EA, Select, Cloud etc.

- drepturi aditionale de utilizare (inclusiv Microsoft Software Assurance): upgrade, downgrade etc.

- dovezile de licentiere: copie electronica dupa factura de achizitie, contractul comercial etc

- cheile de instalare si activare

Managamentul contractelor de licentiere

Se pot importa si administra contracte de orice tip: de licentiere, de suport, de mentenanta etc.  cu posibilitatea de a adauga urmatoarele:

- tipul contractului

- numarul contractului

- perioada de valabilitate a contractului

- detalii furnizor (nume companie/producator, persoana de contact, telefon, email)

- valoare financiara

- upload in forma electronica

- licentele (produsele) cuprinse in contract

Situatia financiara

Exista posibilitatea de importa datele financiare pentru fiecare licenta achiztionata:

- valoarea de achizitie
- furnizor / producator
- upload al documentelor de achizitie (exemplu: scan electronic dupa factura fiscala)

Aceste informatii sunt utile pentru obtinerea rapoartelor privind costurile asociate softwareului achiztionat.

Raportarea

Sectiunea de raportare ofera in mod implicit, peste 100 de rapoarte predefinite, insa cu ajutorul filtrelor, in functie de informatiile necesare,  se poate personaliza orice alt tip de raport. Acestea se pot exporta ulterior in fisiere cu extensie: xls, pdf, csv, xml.

Rapoarte predefinite specifice:

Microsoft: raport licentiere SQL server, raport licentiere System Center, raport licentiere Remote desktop services, raport pentru licentetele care beneficiaza de Software Assurance etc.

Oracle: 
- Oracle Server Worksheet (OSW)
- lista optiunilor neutilizate pe fiecare server
- lista serverelor licentiate cu NUP
- lista bazelor de date pe fiecare server
- lista aplicatiilor

Alte rapoarte predefinite:

- nivel compliance software
- istoricul instalarilor
- aplicatii instalate neutilizate
- aplicatii per device / per user
- lista licentelelor ce pot beneficia de upgrade/downgrade conform contractului de achizitie
- licente neutilizate (neinstalate)
- lista aplicatiilor nelicentiate
- lista device-urilor atasate unui contract
- lista device-urile non-compliance
- device-urile ce nu au antivirus instalat
- scenarii de cost saving
- lista cheilor de activare duplicat
- lista tuturor : device-urilor, contractelor, licentelor

Functii speciale ale Snow License Manager :

Compliance  - se poate genera in timp real, raport comparativ: licente instalate vs licente achizitionate (tinand cont de tipul licentei, modelul de licentiere, alocarea si drepturile (upgrade/downgrade) ale fiecarei licente)

Software metering - functie care monitorizarea aplicatiile instalate (nivelul de utilizare ale acestora)

Beneficiul major pe care-l ofera aceasta optiune, este indentificarea aplicatiilor neutilizate din infrastructura. Astfel, se pot face ajustari al numarului de licente incluse in contractele de licentiere active, precum si ajustarea volumului de subscriptii / suport tehnic pentru care se realizeaza reinnoire anuala.

Snow Integration Connectors

Acest modul contine o lista de conectori ce ajuta la integrarea si schimbul de date intre produsele Snow si alte aplicatii de inventariere sau administrare software/ hardware.

Cei mai importanti conectori sunt : 

- Pentru virtualizare: VMWare vSphere Connector, Citrix XenServer Connector si Microsoft Hyper-V Connector

Cu ajutorul acestora se importa date din consolele de administrare ale acestor hipervizori si prin intermediul Snow License Manager se pot vizualiza informatii despre alocarea masinilor virtuale pe fiecare host si serviciile active: Virtual Desktop Access (VDA), Virtual Desktop Infrastructure (VDI), utile in optimizarea si calculul licentierii software (compliance).

- Pentru administrare: Microsoft Active Directory, Microsoft SCCM, Dell Kace, HP DDMI, IBM License Metric Tool (ILMT), IBM Tivoli Asset Discovery for Distributed etc.

Informatiile colectate in bazele de date ale acestor solutii sunt importate de catre Snow Inventory, procesate de catre Software Recognition Service si in final disponibile in portalul de License Manager.

Acesti conectori se sincronieaza in mod automat cu aplicatiile third party, fiind capabili atat de import, cat si de export al informatiilor din bazele de date.


Alte functii:

- Ofera posibilitatea de interconectare cu sisteme de tip: helpdesk, ERP sau managementul documentelor.

- Sistem de alerte - se pot defini notificari automate pentru toate categoriile prezente in portal.

Exemple :

Alerte licente:  instalarea unei aplicatii care nu are licenta alocata si raportarea ei catre administratorul solutiei etc.
Alerte contracte: expirarea perioadei de valabilitate, expirarea subscriptiilor, expirarea suportului, atentie trebuie declarat raportul true-up etc.

- Conturi cu roluri diferite - solutia ofera posibilitatea de a defini utilizatori cu diferite drepturi. Cele mai importante sunt :

Administrator - drepturi depline pentru intreg sistemul
License Administrator - rol pentru persoana desemnata sa importe datele licentelor achiztionate
Report viewer - rol care iti ofera posibilitatea de a genera orice fel de raport din License Manager
Viewer - un cont read only, doar drepturi de vizualizare


Solutia SAM Snow este disponibila:

- hosted, prin intermediul companiilor care frunizeaza servicii SAM si sunt parteneri Snow Software.
Furnizorii de servicii detin datacentere proprii cu servere "gata pregatite" pentru a comunica cu agentii ce vor fi instalati pe device-urile clientului.
Aceasta solutie "la cheie" se achizitioneaza in baza unei subscriptii lunare sau anuale.

-on-premise, implica achizitionarea licentelor software, instalarea si administrarea acestora pe serverele clientului.

Certificari:

Solutia SAM furnizata de catre Snow Software este recunoscuta si acceptata de catre urmatorii vendori : Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, Symantec si contine algoritm de calcul pentru majoritatea modelelor de licentiere ( Microsoft per Core, IBM Processor Value Unit (PVU),  Oracle Named User Plus, Per Processor, SAP Named Users etc).

De asemenea solutiile Snow sunt certificate si utilizate de catre cei doi mari auditori globali: KPMG si Deloitte.

De ce sa investesti intr-o solutie SAM (Software Asset Management)?

Unele dintre cele mai importante motive sunt :

1.  Controlul costurilor si reducerea majora a acestora

Cand se aduce in discutie analiza bugetului IT, intotdeauna top managementul priveste acest departament al organizatiei, ca pe un mare consumator de resurse materiale, marea majoritate a managerilor traiesc cu impresia ca se investeste prea mult in achzitiile de software..

O solutie SAM completa, aduce un aport major in ajutorul managerilor IT privind zona software: controlul utilizarii, controlul achizitiilor, controlul previziunilor bugetare, control compliance, etc intr-un singur punct centralizat (software,metering, compliance in timp real etc. - vezi articol: Cum alegem solutia de Software Asset Management (SAM) ?).

In momentul in care detii controlul acestora, poti argumenta mult mai eficient din punct de vedere financiar (cu date reale) noile investitii software, de asemenea poti optimiza si reduce aceste costuri.

2. Protectie impotriva auditului software

Sunt organizatii care au implementat o solutie SAM, dupa ce s-au confruntat cu un audit software din partea vendorilor, respectiv organizatii care au invatat din experienta celorlalti, si au pus in practica preventiv o astfel de solutie care sa le asigure protectie impotriva unui eventual audit.

Propun un scenariu simplu drept exemplu:

Sunteti Managerul IT al unei companii de vanzari ce nu a fost auditata niciodata de catre vreun vendor in trecut.

In urma cu doi ani, infrastructura companiei era compusa dintr-un numar de 400 device-uri eligibile, ce au fost inrolate intr-un contract de licentiere in volum Microsoft.

Datorita expansiunii economice, compania isi deschide doua sedii noi si achizitioneaza un plus de 250 device-uri, preinstalate cu sistem de operare Microsoft.

Fiind o companie de vanzari, agentii angajati sunt realocati la o perioada de timp, intre sediile detinute, o parte impreuna cu device-ul primit la angajare, o parte preluand device-ul ramas liber.

Dupa 8 luni de la aceasta achizitie, primiti o scrisoare de audit din partea Microsoft, care solicita verificarea utilizarii de software, in baza contractului activ de licentiere in volum.

La momentul demararii procesului de audit:

- Cunoasteti numarul total de instalari ale aplicatilor Microsoft din infrastructura ?

- Cunoasteti nivelul de compliance software ?

Raspunsurile la aceste intrebari, il au doar companiile care au pus in practica proactiv implementarea unei solutii SAM ( Ce este sam ? ).

Cu ajutorul unui astfel de sistem puteti controla ciclul de viata al pachetului software din punct de vedere tehnic, financiar si juridic,  de la momentul achizitiei (inregistrarea in evidentele contabile ) si pana la scoaterea din uz ( casare/ decomisionare).

3. Standard intern de conformitate software

Procesul de Software Asset Management (SAM) ar trebui sa fie o componenta standard de control si audit intern al oricarei organizatii.

Modul de achizitie al unei licente (tipul de licentiere), punerea in uz (instalarea), drepturile de migrare ale acesteia pe diferite device-uri,  precum si managementul documentelor (fiscale, juridice) ce o insotesc, sunt beneficii pe care le ofera o solutie SAM.

Alte beneficii :

Compliance in timp real - reprezinta generarea rapoartelor comparative: licente instalate vs licente achizitionate. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul unui modul de licentiere inteligent, care calculeaza si furnizeaza date, in functie de drepturile (upgrade/downgrade) alocate fiecarei licente.

-  Software metering - optiune ce are ca scop monitorizarea aplicatiilor (gradul de utilizare ale acestora).

- Situatie financiara - in aceasta sectiune avem posibilitatea de a importa datele financiare pentru fiecare licenta achizitionata

- Management licente - ne ofera detalii complete despre fiecare licenta achizitionata

- Management contracte de licentiere


Ai nevoie de ajutor? 

Asteptam mesajul tau: contact@sam-romania.ro

Mai multe informatii pe www.sam-romania.ro