De ce nu mai poate fi ignorat SAM (Software Asset Management)?

De Ce nu mai poate fi ignorat SAM (Software Asset Management)?

 
SAM nu este ceva atractiv, însă practica gestionării activelor software economisește banii companiilor și le protejează împotriva riscurilor financiare și juridice.

Gestionarea portofoliului software, la prima vedere, pare a fi o sarcină fără prea mare complexitate, însă în realitate este un lucru dificil de realizat.

Într-o lume în care atenția liderilor IT este îndreptată asupra transformării digitale, a migrării către cloud, a consolidării centrelor de date și asupra altor priorități, sarcinile de monitorizare a consumului de software sau de previzionare a achizițiilor de licențe sunt destul de ușor de ignorat.

Nu este greșită afirmația că, aplicațiile software sunt ca și instalațiile de curent electric ce sunt ascunse în zidurile clădirilor.

La fel ca acestea, aplicațiile software nu sunt vizibile, însă sunt esențiale pentru desfășurarea activităților de business ale companiilor.

Practica gestionării activelor software (SAM) generează vizibilitate și control asupra utilizării software-ului și ne poate ajuta sa identificăm răspunsuri la întrebări de genul: unde este “ascuns” (instalat), ce “voltaj, amperaj și tip de curent folosește” (drepturile de utilizare ale licențelor) și câți “kilowați” sunt necesari pentru funcționarea acestuia (costurile).

SAM reprezintă “contorul” (monitorizarea) acestora, care aduce o serie de beneficii pe termen lung inclusiv protecție împotriva riscurilor financiare și capcanelor juridice.

De ce SAM ar trebui să fie o prioritate pentru Financiar și IT?

Costul licențelor pentru aplicațiile software reprezintă o parte semnificativă din bugetul IT al companiilor, iar Software Asset Management (SAM) poate fi un motor al rentabilității investițiilor (ROI) care poate ajuta la obținerea unor economii substanțiale.

De exemplu, în lipsa unui program SAM cei din departamentul IT nu vor cunoaște care sunt aplicațiile software care nu sunt folosite de către angajați. Acest lucru implică plata unor costuri pentru software-ul pe care nu-l utilizează nimeni și implicit la achiziții redundante de licențe.

Pe de altă parte lipsa programului SAM aduce atât expunere financiară, cât și juridică.

Dacă nu se cunoaște numărul aplicațiilor software care sunt utilizate în companie și drepturile de utilizare ale acestora, în cazul unui audit de licențiere din partea producătorilor sau BSA, compania este pasibilă de penalizări.

Descoperirea în urma unui astfel de audit a unei utilizări de software mai mare decât numărul licențelor achiziționate, atrage după sine amenzi, taxe suplimentare, obligativitatea achiziționării licențelor la suprapret și chiar riscul de a intra sub incidența codului penal.

De ce SAM este important pentru securitatea cibernetică?

SAM întinde “o mâna de ajutor” departamentului IT pentru identificarea posibilelor vulnerabilități de securitate la care sunt expuse companiile.

Pur și simplu nu poți securiza software-ul și infrastructura IT fără a identifica aplicațiile care nu au o licenţă validă, care fac parte din lista de programe neactualizate sau al căror suport oferit de producător a expirat.

Dacă ne intorcem în timp și aruncăm o privire asupra celebrului caz “WannaCry”, acest atac ar fi putut fi prevenit într-un mod extrem de simplu, prin instalarea la zi a actualizarilor de securitate puse la dispoziție de către producător (în acest caz Microsoft).

Ignorarea implementării unui program SAM este echivalentă cu ignorarea unei părți însemnate din imaginea de ansamblu a securității cibernetice.

Software-ul nu este o afacere reglementată precum sectorul bancar, unde există standarde și procese care guvernează întreaga piață.

Gestionarea activelor software este guvernată de cumulul numeroaselor reguli, modele și standarde de licențiere pe care producătorii le impun pentru fiecare produs din portofoliu.

O companie, în funcție de dimensiune, poate avea sute, mii sau zeci de mii de aplicații software instalate și utilizate în infrastructura proprie, cu modele multiple și complexe de licențiere (în funcție de versiunea aplicației, ediția acestuia etc.).

În aceste condiții SAM (Software Asset Management) este crucial și poate fi considerat un “job” cu normă întreagă.

Fie că suntem amenințați de către “baț” (vulnerabilitățile de securitate), fie că suntem recompensați de către “morcov” (reducerea costurilor și protecția împotriva riscurilor financiare), investiția într-un program SAM nu mai este un lucru ce poate fi ignorat de către companii.

Inca utilizati fisiere Excel pentru a gestiona licentele Microsoft?

Licentiere Microsoft

Mentinerea evidentei licentelor Microsoft intr-un fisier Excel poate parea un lucru util, insa in realitate aceasta este o metoda inexacta si ineficienta pentru a gestiona cu succes activele software.

Actualizarea fisierelor Excel se face manual si este o sarcina ce trebuie realizata in permanent (cu recurenta). Aceasta solutie de compromis este consumatoare de timp, predispusa la erori si nu poate fi scalabilă pentru o companie de nivel  mediu, mare sau foarte mare.

Fisierele de calcul Excel sunt excelente pentru multe tipuri de proiecte, dar nu sunt ideale pentru gestionarea licentelor Microsoft sau a obiectelor de inventar/ mijloacelor fixe aferente infrastructurii IT a unei companii.

De ce ar trebui sa achizitionati o solutie SAM pentru gestionarea licentelor Microsoft?

Iata cateva motive pentru care o solutie de Software Asset Management (SAM) este mult mai buna si mai utila decat Excel:

1. Excel NU stie licentiere Microsoft

Licentele Microsoft au drepturi de utilizare diferite in functie de versiune , editie si tipul de contract prin care au fost achizitionate. Astfel, pentru a determina daca se utilizeaza correct numarul de licente este necesar a se tine o evidenta a tuturor calculatoarelor pe care se instaleaza fiecare licenta Microsoft.

Numarul necesar de licente nu este intotdeauna egal cu numarul de instalari.

Exemplu practic: 

Produsul Microsoft SQL Server 2017 se comercializeaza in doua modele de licentiere distincte.

Unul este modelul: Server + CAL, iar al doilea este: Per core.

Daca exista produsul Microsoft SQL Server 2017 instalat pe unul din serverele din companie cum identificam care model de licentiere din cele doua de mai sus se aplica acestuia? 

Cum calculam numarul de licente necesar?

Dar daca acest Microsoft SQL Server este instalat pe un server virtual, care este gazduit pe o masina fizica ce face parte dintr-un cluster compus din 10 masini fizice?

Care este numarul necesar de licente?

Cu ajutorul unei solutii de Software Asset Management (SAM) se pot colecta in mod automat informatii despre toate produsele Microsoft instalate pe calculatoarele din companie.

Aceasta solutie identifica versiunile, respectiv editiile fiecarui produs si calculeaza automat numarul de licente necesar pentru aplicatiile instalate. Calculul se realizeaza tinand cont de regulile si modele de licentiere Microsoft (Per Server, Per core, Per device etc.).

Solutiile SAM monitorizeaza si emit notificari despre: licentele neutilizate, aplicatiile care nu detin o licenta si aplicatiile al caror suport oferit de producator a expirat.

De ce sunt importante aceste informatii? Avand la dispozitie aceste informatii, veti putea plati plati doar pentru licentele care sunt utilizate.

Exemplu practic pentru subscriptiile de Microsoft Office 365:

O solutie SAM poate recunoaste fiecare plan de Office 365 utilizat in companie, produsele componentele fiecarui plan si cel mai important, ce produse utilizeaza in mod curent fiecare angajat.

Daca identificati utilizatori carora le sunt alocate subscriptii de Office 365 Plan E3, dar acestia utilizeaza doar online suita Office, acestora li se poate aloca o subscriptie inferioara de Office 365 Plan E1 si astfel realizati o reducere de costuri substantiala.

Destul de comune sunt si cazurile in care angajatii nu utilizeaza deloc subscriptiile alocate sau situatii in care o parte dintre utilizatori nu mai sunt angajati ai companiei, dar inca au subscriptii active pentru care se platesc licente (abonamente)!!!

2. Excel NU poate emite alerte si notificari.

Pentru gestionarea cu succes a licentierii activelor software sunt necesare o multitudine de informatii si detalii ce trebuie colectate si inregistrate intr-un mod centralizat: contractele de licentiere Microsoft, contractele comerciale cu furnizorul licentelor Microsoft, facturile si comenzile aferente achizitiilor, contractele de servicii / suport pentru licentele Microsoft etc.

De asemena este necesar un sistem de notificare care sa anunte departamentele (IT, Achizitii) ce gestioneaza achizitiile de software, atunci cand se apropie perioada de reinnoire a contractelor de licentiere, a contractelor de support / mentenanta, a subscriptiilor pentru produsele de cloud ori a subscriptiilor pentru solutiile de securitate.

Excel nu detine o asemenea functionalitate si astfel trebuie verificata periodic valabilitatea tuturor celor de mai sus. Mai mult decat atat, membrii departamentelor de achizitii si IT ar trebui sa isi seteze manual notificari in calendarele personale, pentru a se asigura ca vor face verificarile in timp util.

Ce se intampla daca responsabilul cu reinnoirile contractelor /licentelor/ susbcriptiilor ignora sau omite o notificare din calendar?

Exemplu practic:

Odata cu expirarea perioadei active a contractelor de suport si mentenanta sau a subscriptiilor solutiilor de securitate, aplicatiile nu mai primesc actualizari si nici patch-uri pentru remedierea breselor de securitate. Acest lucru implica faptul ca, atat programele software, cat si intreaga infrastructura sa devina vulnerabile in fata atacurilor cibernetice.

Pentru a gestiona cu succes licentele Microsoft, luati in considerare cele descrise in paragrafele anterioare si evaluati posibilitatea implementarii unei solutii profesionale. O solutie de Software Asset Management (SAM) va face “minuni” cu privire la timpul si resursele pe care le alocati in acest moment pentru “inventarul de licente in Excel”.

Ai grija cum iti alegi partenerul de Microsoft SAM!

Tu cum iti alegi partenerul de Microsoft SAM?

Alegerea unui partener de incredere pentru un audit intern de licentiere, a unui furnizor de servicii SAM, este o sarcina destul de dificila.

Aceasta alegere va poate afecta compania in viitor și de aceea am sumarizat cateva sfaturi pe care ar trebui sa le luați in considerare inainte de a va alege furnizorul de servicii SAM.

Este de inceredere partenerul prin care cumparati licentele Microsoft? 

Oare cat de motivat este partenerul dumneavoastra in a va optimiza costurile cu licentierea Microsoft, atat timp cat acesta va vinde si licentele?

In general, un proiect de SAM este sugerat clientilor de catre revanzator (si Microsoft) doar atunci cand se apropie reinnoirea unui contract de licentiere in Volum Microsoft.

Acest tip de angajament este prezentat ca fiind extrem de benefic pentru companii, o oportunitate pentru imbunatatirea modului de utilizare a licentelor Microsoft si obtinerea unei structuri optime pentru reinnoirea contractului.

Exista un conflict de interese?

Adevarul este insa ca nici revanzatorul (partenerul) si nici managerul de cont Microsoft nu-si doresc diminuarea veniturilor, astfel acestia nu va vor prezenta o structura de contract cu o valoarea mai mica, ci din contra, intotdeauna se urmareste cresterea acesteia si generarea de venituri suplimentare.

Microsoft este o organizatie supusa permanent “presiunii” de crestere anuala a volumului de vanzari, iar acest lucru se resfrange direct asupra managerilor de cont, revanzatorilor si implicit asupra clientilor finali.

Engagementul propus de catre revanzator este finantat de catre Microsoft, iar pe parcursul desfasurarii acestuia, reprezentantii revanzatorului vor colecta informatii din infrastructura companiilor cu privire la configuratiile hardware ale calculatoarelor, aplicatiile instalate pe fiecare calculator si utilizatorii care acceseaza aplicatiile Microsoft. 

Atentie! O parte din aceste informatii vor fi transmise catre Microsoft.

Prin urmare, Microsoft prin intermediul revanzatorului foloseste programul SAM Engagement ca o metodă de obtinere a unei imagini cat mai complete a “nivelului de licentiere” din “curtea companiilor”.

Microsoft SAM Engagement - Este un proces de colectare a informatiilor din teren,  “detectivul particular” ce intocmeste dosarul cu probe pentru declansarea unui posibil audit Microsoft.

Tinand cont ca Microsoft este cunoscut ca unul dintre cei mai activi auditori de licentiere la momentul actual, este recomandat sa se evite astfel de angajamente. 

Beneficiile unui proces de SAM si ajutorul pentru reinnoirea contractului nu vin dintr-un proiect finantat de catre Microsoft. 

Companiile pot face o revizuire interna a statusului actual privind licentierea Microsoft colaborand cu un consultant independent de vendor, specializat in licentiere, Software Asset Management si consultanta Audit Microsoft. 

Recomandata este alegerea unui consultant care sa actioneze in interesul companiilor si care sa nu aiba nicio implicare comerciala in contractul actual sau intentia de a vinde acestora licente.

In aceste conditii, companiile pot beneficia de confidentialitate, flexibilitate in remedierea posibilelor probleme de licentiere si cel mai important, obtinerea unei structuri optimizate (costuri mai mici ale contractului) de licentiere.

Companiile vor fi intr-o poziție excelenta pentru a negocia reinnoirea contractului Microsoft.

Ce experienta ar trebui sa aiba partenerul SAM? 

Partenerul SAM ar trebui sa aiba experienta atat in licentiere Microsoft cat si in solutiile tehnice SAM?

În ultimii ani consumul de software a crescut simțitor, iar gestionarea și limitarea costurilor cu licențierea software reprezintă acum o problema pentru liderii de nivel C.

Software Asset Management s-a transformat intr-o disciplina strategica pentru orice business, iar companiile au acum un punct de referinta din partea Gartner, una dintre cele mai respectate organizatii de analiza la nivel mondial.

Cei mai buni parteneri furnizeaza servicii SAM utilizand solutiile tehnice dedicate acestui domeniu si anume: solutiile de maganagement al licentierii software recunoscute si analizate de catre Gartner in  Magic Quadrant  publicat in anul 2018 si nu solutiile oferite de catre Microsoft (MAP, SCCM, Intune).

Solutia SAM joaca un rol important si trebuie sa acopere cerintele minime ale unui proces de software asset management si anume:

- Un catalog de aplicații software – serviciul care are rol de procesare a informațiilor brute, colectate de pe device-uri și identificarea tuturor aplicațiilor ce rulează pe acestea (identificare în funcție de vendor, ediție, versiune). Baza de date a acestui catalog trebuie să conțină informații despre toate produsele software lansate pe piață de către următorii vendori: Microsoft, Oracle, Adobe, IBM, SAP și VMware.

- Modul de Licensing Management - modul de licențiere inteligent care calculează și furnizează informații relevante în funcție de drepturile (upgrade/downgrade) alocate fiecărei licențe. Acesta trebuie să includă în calcul contractul de licențiere din care provine aplicația software și metricile de licențiere (CPU, Core, vCor etc.) care se aplica produsului respectiv. De asemenea, modulul trebuie să asigure indentificarea aplicațiilor neutilizate din infrastructură și să propună scenarii de ajustări a numărului de licențe sau subscriptii cloud în funcție de consumul real de software.

- Modul de Software Compliance - algoritm de calcul care pe baza tuturor informațiilor (vendor, ediție, versiune, metrici de licențiere, consum real, preț) să genereze rapoarte, care să evidențieze, atât categoriile de produse ce sunt nelicențiate, cât și pe cele al căror număr de licențe depășește numărul produselor utilizate.

- Conectori – pentru a permite posibilitatea de interconectare cu sisteme de tip: ITSM, ERP, docs  management și alte solutii IT.

Tinand cont de cele expuse mai sus, partenerul trebuie sa aiba experienta in aceste solutii pentru a putea furniza servicii SAM de calitate.

Concluzii

In ziua de astazi consumul de software este unul accelerat, iar gestionarea activelor software a devenit o provocare complexă și dificilă pentru majoritatea companiilor, necesitând experienta avansata in licentiere.

In ajutorul acestora industria software a creat un sistem de management al activelor (pachetelor software) care poate fi implementat de orice companie, indiferent de mărime: SAM - Software Asset Management. 

Valoarea acestui sistem este data de capabilitatea de monitorizare a pachetului software (licenței) din punct de vedere tehnic, financiar și juridic, pe toata durata ciclului de viața a acestuia.

Activele software reprezinta pachetele software formate din: kit de instalare (aplicația, softul) și dreptul de utilizare al acestuia denumit generic licenta comerciala.

Pentru implementarea unui astfel de sistem care sa gestioneze cu success licentierea software aveti nevoie de un partener/furnizor de servicii SAM, iar criteriile descrise mai sus va ajuta sa alegeți cel mai bun partener pentru nevoile organizației dvs. 

Recomandat este ca, organizatiile sa evite angajamentele finantate de Microsoft si pentru auditurile interne de compliance software sa contracteze un consultant independent specializat in licentiere si SAM Microsoft.