Licentiere Microsoft
Mentinerea evidentei licentelor Microsoft intr-un fisier Excel poate parea un lucru util, insa in realitate aceasta este o metoda inexacta si ineficienta pentru a gestiona cu succes activele software.
Actualizarea fisierelor Excel se face manual si este o sarcina ce trebuie realizata in permanent (cu recurenta). Aceasta solutie de compromis este consumatoare de timp, predispusa la erori si nu poate fi scalabilă pentru o companie de nivel mediu, mare sau foarte mare.
Fisierele de calcul Excel sunt excelente pentru multe tipuri de proiecte, dar nu sunt ideale pentru gestionarea licentelor Microsoft sau a obiectelor de inventar/ mijloacelor fixe aferente infrastructurii IT a unei companii.
De ce ar trebui sa achizitionati o solutie SAM pentru gestionarea licentelor Microsoft?
Iata cateva motive pentru care o solutie de Software Asset Management (SAM) este mult mai buna si mai utila decat Excel:
1. Excel NU stie licentiere Microsoft
Licentele Microsoft au drepturi de utilizare diferite in functie de versiune , editie si tipul de contract prin care au fost achizitionate. Astfel, pentru a determina daca se utilizeaza correct numarul de licente este necesar a se tine o evidenta a tuturor calculatoarelor pe care se instaleaza fiecare licenta Microsoft.
Numarul necesar de licente nu este intotdeauna egal cu numarul de instalari.
Exemplu practic:
Produsul Microsoft SQL Server 2017 se comercializeaza in doua modele de licentiere distincte.
Unul este modelul: Server + CAL, iar al doilea este: Per core.
Daca exista produsul Microsoft SQL Server 2017 instalat pe unul din serverele din companie cum identificam care model de licentiere din cele doua de mai sus se aplica acestuia?
Cum calculam numarul de licente necesar?
Dar daca acest Microsoft SQL Server este instalat pe un server virtual, care este gazduit pe o masina fizica ce face parte dintr-un cluster compus din 10 masini fizice?
Care este numarul necesar de licente?
Cu ajutorul unei solutii de Software Asset Management (SAM) se pot colecta in mod automat informatii despre toate produsele Microsoft instalate pe calculatoarele din companie.
Aceasta solutie identifica versiunile, respectiv editiile fiecarui produs si calculeaza automat numarul de licente necesar pentru aplicatiile instalate. Calculul se realizeaza tinand cont de regulile si modele de licentiere Microsoft (Per Server, Per core, Per device etc.).
Solutiile SAM monitorizeaza si emit notificari despre: licentele neutilizate, aplicatiile care nu detin o licenta si aplicatiile al caror suport oferit de producator a expirat.
De ce sunt importante aceste informatii? Avand la dispozitie aceste informatii, veti putea plati plati doar pentru licentele care sunt utilizate.
Exemplu practic pentru subscriptiile de Microsoft Office 365:
O solutie SAM poate recunoaste fiecare plan de Office 365 utilizat in companie, produsele componentele fiecarui plan si cel mai important, ce produse utilizeaza in mod curent fiecare angajat.
Daca identificati utilizatori carora le sunt alocate subscriptii de Office 365 Plan E3, dar acestia utilizeaza doar online suita Office, acestora li se poate aloca o subscriptie inferioara de Office 365 Plan E1 si astfel realizati o reducere de costuri substantiala.
Destul de comune sunt si cazurile in care angajatii nu utilizeaza deloc subscriptiile alocate sau situatii in care o parte dintre utilizatori nu mai sunt angajati ai companiei, dar inca au subscriptii active pentru care se platesc licente (abonamente)!!!
2. Excel NU poate emite alerte si notificari.
Pentru gestionarea cu succes a licentierii activelor software sunt necesare o multitudine de informatii si detalii ce trebuie colectate si inregistrate intr-un mod centralizat: contractele de licentiere Microsoft, contractele comerciale cu furnizorul licentelor Microsoft, facturile si comenzile aferente achizitiilor, contractele de servicii / suport pentru licentele Microsoft etc.
De asemena este necesar un sistem de notificare care sa anunte departamentele (IT, Achizitii) ce gestioneaza achizitiile de software, atunci cand se apropie perioada de reinnoire a contractelor de licentiere, a contractelor de support / mentenanta, a subscriptiilor pentru produsele de cloud ori a subscriptiilor pentru solutiile de securitate.
Excel nu detine o asemenea functionalitate si astfel trebuie verificata periodic valabilitatea tuturor celor de mai sus. Mai mult decat atat, membrii departamentelor de achizitii si IT ar trebui sa isi seteze manual notificari in calendarele personale, pentru a se asigura ca vor face verificarile in timp util.
Ce se intampla daca responsabilul cu reinnoirile contractelor /licentelor/ susbcriptiilor ignora sau omite o notificare din calendar?
Exemplu practic:
Odata cu expirarea perioadei active a contractelor de suport si mentenanta sau a subscriptiilor solutiilor de securitate, aplicatiile nu mai primesc actualizari si nici patch-uri pentru remedierea breselor de securitate. Acest lucru implica faptul ca, atat programele software, cat si intreaga infrastructura sa devina vulnerabile in fata atacurilor cibernetice.
Pentru a gestiona cu succes licentele Microsoft, luati in considerare cele descrise in paragrafele anterioare si evaluati posibilitatea implementarii unei solutii profesionale. O solutie de Software Asset Management (SAM) va face “minuni” cu privire la timpul si resursele pe care le alocati in acest moment pentru “inventarul de licente in Excel”.
